Informacje o przetwarzaniu danych osobowych - Centrum Badań Klinicznych JCI

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY – informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez centrum badań klinicznych jagiellońskiego centrum innowacji sp. z o.o.

Działając zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), JCI informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka Jagiellońskie Centrum Innowacji Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-348), ul. Bobrzyńskiego 14, do której należy Centrum Badań Klinicznych JCI, (dalej: „JCI”), witryna internetowa: www.cbkjci.pl.

2.   JCI może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:
a.   ZDROWOTNYCH (niewymagających Pani/Pana zgody), a to:
i.   profilaktyki zdrowotnej, co obejmuje m.in. przetwarzanie związane z procesem informowania Pani/Pana o możliwości udzielenia świadczenia (w tym: przesyłanie zaproszeń na badania przesiewowe, zaproszeń na wykonanie szczepień, przekazywanie materiałów edukacyjnych, przekazywanie informacji o wydarzeniach prozdrowotnych, udzielanie porad patronażowych, wykonywanie wizyt patronażowych, badań bilansowych i testów przesiewowych) oraz uczestnictwa w profilaktycznych programach zdrowotnych; na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO w związku z art. 3 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej oraz art. 24 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
ii.   diagnozy medycznej i leczenia, co obejmuje m.in. przetwarzanie związane z procesem udzielania świadczeń zdrowotnych (diagnostycznych i leczniczych), w tym prowadzenie dokumentacji medycznej; na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO w związku z art. 3 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej oraz art. 23 lub 24 lub 25 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
iii.   zapewnienia opieki zdrowotnej oraz zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej, co obejmuje m.in. Pani/Pana rejestrację, zapewnienie wysokiej jakości udzielania świadczeń (w tym także badanie poziomu Pani/Pana satysfakcji), realizację umowy z płatnikami (w szczególności płatnikiem publicznym), zapewnieniem ciągłości opieki zdrowotnej, w tym w procesie koordynacji udzielania świadczeń, co może obejmować m.in.:
1.   przypomnienie o terminie realizacji świadczenia zdrowotnego, potwierdzenie wizyty, odwołanie wizyty;
2.   poinformowanie o zmianach organizacyjnych w JCI, które mogą mieć wpływ na udzielenie oczekiwanego świadczenia;
3.   komunikację po udzieleniu świadczenia w celu oceny samopoczucia lub stanu zdrowia;
4.   gromadzenie i archiwizację Pani/Pana oświadczeń woli;
5.   weryfikację uprawnień do uzyskania świadczeń opieki zdrowotnej i rozliczanie zrealizowanych świadczeń opieki zdrowotnej;
6.   wykonywanie innych czynności pomocniczych przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych, a także czynności związanych z utrzymaniem systemu teleinformatycznego;
7.   wymianę informacji o Pani/Pana stanie zdrowia z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w celu zapewnia ciągłości opieki zdrowotnej (w oparciu o art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta);

8. przekazywanie Pani/Pana danych do rejestrów działających na podstawie ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia w zakresie rejestrów publicznych prowadzonych na podstawie w/w ustawy;
na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO w związku z art. 3 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej oraz art. 24 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
iv. zapewnienia zabezpieczenia społecznego oraz zarządzania systemami i usługami zabezpieczenia społecznego, co obejmuje m.in. przetwarzanie związane z procesem wystawiania zaświadczeń lekarskich oraz wykonywania zadań przez lekarzy orzeczników określonych w innych ustawach; na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO, zwykle w związku z art. 54 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub innych właściwych przepisów z zakresu prawa ubezpieczeń społecznych;

b.   INNYCH NIŻ ZDROWOTNE (niewymagające Pani/Pana zgody):
i.   wykonania zawartej z Panią/Panem umowy o świadczenie usług medycznych; na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
ii.   ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (w zakresie umożliwiającym realizację tego celu), co stanowi prawnie uzasadniony interes JCI, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f) lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (dotyczy to również nagrywania rozmów na naszej infolinii);
iii.   prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wypełnienia obowiązków podatkowych: wystawianie rachunków/faktur za wykonane usługi; na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
iv.   sprawozdawczym, analitycznym oraz umożliwienia przeprowadzenia kontroli upoważnionym podmiotom, w zakresie wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz umów których stroną pozostaje JCI (np.: w związku z przyznaniem JCI wsparcia, jako ośrodkowi innowacyjności), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości lub (jako prawnie uzasadniony interes JCI) lub art. 6 ust. 1 lit f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. b), g), i) lub h) RODO;
v.   zapewnienia wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) lub f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. g), h) lub i) RODO w zw. z art. 50 i n. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 536/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie badań klinicznych produktów leczniczych stosowanych u ludzi oraz uchylenia dyrektywy 2001/20/WE;

c. ZDROWOTNYCH (wymagających Pani/Pana zgody):
i. w związku z realizacją badań klinicznych lub innych badań naukowych (np.: obserwacyjnych), przy czym zgody nie będzie wymagało przetwarzanie przez JCI danych na potrzeby udzielania świadczeń opieki zdrowotnej na rzecz Pacjenta będącego uczestnikiem badania klinicznego (np. leczenie skutków działań niepożądanych, leczenie towarzyszące itp.), na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO;

d. INNYCH NIŻ ZDROWOTNE (wymagających Pani/Pana zgody):
i. prowadzenie marketingu usług JCI, przesyłanie newslettera, wyłącznie w zakresie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

3. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych można skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, dostępnym pod adresem e-mail: iodo@jci.pl.

4.   Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez JCI przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa, do upływu terminu przechowywania dokumentacji medycznej, archiwizacji dokumentów lub do momentu przedawnienia roszczeń, w szczególności:
a.   dane przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 1 lit. a) RODO – okres do cofnięcia przez Panią/Pana tej zgody;
b.   dokumentacja medyczna – okres przechowywania zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w tym przepisie:
i.   w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia - okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
ii.   dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników - okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
iii.   zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza Pani/Pana dokumentacją medyczną - przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
iv.   skierowania na badania lub zlecenia lekarza - przez okres:
1.   5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza;
  2.   2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się Pani/Pana w ustalonym terminie, chyba że odebrał/a Pani/Pan skierowanie;
v.   dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia - przez okres 22 lat;
dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana Pani/Panu, Pani/Panu przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej;

c. dane przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – okres do zakończenia wszelkich czynności faktycznych i prawnych niezbędnych do realizacji umowy lub do zakończenia okresu przedawnienia roszczeń;

d. dane przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – okres niezbędny do wypełnienia tych obowiązków, w tym: dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względu na obowiązki podatkowe - przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą;

e. dane przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – okres niezbędny do wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów JCI stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania lub przez okres 30 dni (w związku z nagrywaniem rozmów na naszej infolinii). Jeśli nagrana rozmowa telefoniczna stanowi dowód w postępowaniu przed organem, podlega ona archiwizacji, a termin przechowywania ulega wydłużeniu do czasu zakończenia postępowania)

5. Przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody względem przetwarzania odbywającego się na jej podstawie, w dowolnym momencie, w sposób w jaki zgoda została udzielona lub za pośrednictwem wiadomości e-mail pod warunkiem umożliwienia jednoznacznej identyfikacji osoby kierującej żądanie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

6.   Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do:
a.   dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (na podstawie art. 15 RODO);
b.   sprostowania swoich danych (na podstawie art. 16 RODO);
c.   ograniczenia przetwarzania danych, jedynie w przypadkach, gdy cel przetwarzania danych nie uzasadnia zakresu ich przetwarzania (na podstawie art. 18 RODO);
d.   wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub żądania usunięcia danych, jedynie gdy brak celu lub podstawy przetwarzania danych (na podstawie art. 21 RODO);
e.   przenoszenia danych (na podstawie art. 20 RODO);

7. Nie przysługuje Pani/Panu prawo do usunięcia danych w zakresie danych zawartych w dokumentacji medycznej, zgodnie z art. 29 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta, w zw. z art. 17 ust. 3 RODO.

8. Zgodnie z art. 17 ust. 3 lit e) RODO, nie przysługuje Pani/Panu prawo do usunięcia danych w zakresie koniecznym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9. Może Pani/Pan w dowolnym momencie wykonać prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, w odniesieniu do przetwarzania, odbywającego się na podstawie wyrażonej zgody. Cofnięcie zgody, pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

10. Posiada Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na podstawie art. 77 RODO w razie stwierdzenia, że jego dane osobowe przetwarzane są przez JCI niezgodnie z RODO.

11. Podanie danych osobowych jest niezbędne w celu realizacji obowiązków JCI wynikających z wykonywania świadczeń zdrowotnych lub zawartej umowy o świadczenie usług medycznych, a w przypadku uczestnictwa w badaniu klinicznym, do celów badań lub do celów statystycznych. Brak podania danych osobowych, będzie skutkował uniemożliwieniem realizacji przez JCI celów wskazanych powyżej.

12. JCI udostępnia Pani/Pana dane osobowe na zasadach określonych w art. 26 i w art. 27 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw pacjenta.

13.   JCI informuje, że odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być następujące podmioty:
a.   uprawnione do udzielania świadczeń zdrowotnych (m.in. personel medyczny, podmioty przeprowadzające badania, podmioty opisujące badania), które udzielają tych świadczeń we współpracy z JCI;
b.   upoważnione przez Panią/Pana, w związku z realizacją praw Pacjenta;
c.   świadczące usługi zapewniające odpowiednie rozwiązania techniczne oraz organizacyjne JCI (np.: dostawcy usług informatycznych, transportu, podmioty świadczące usługi serwisowe, kurierskie lub pocztowe);
d.   świadczące usługi prawne, w przypadku potrzeby dochodzenia należnych roszczeń (w tym także sądy lub organy egzekucyjne) lub finansowe (np.: banki);
e.   uprawnione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym ograny administracyjne);
f.   uprawnione do przeprowadzenia kontroli, nadzoru lub audytów, w tym także organy Uniwersytetu Jagiellońskiego lub podmioty certyfikujące, podmioty prowadzące badania naukowe;
g.   podmioty prowadzące badania naukowe.